Tietosuojaseloste Pöytyän seurakunnan kirkkoherranvirastossa käytettävistä rekistereistä

Rekisterinpitäjä

Pöytyän seurakunta (kirkkoherranvirasto)

Turuntie 1187, 21880 Pöytyä

puh. 02 776 4500

poytya.virasto@evl.fi

Yhteyshenkilö

Seurakuntasihteeri piia.lehtonen@evl.fi

Pöytyän seurakunta (kirkkoherranvirasto)

Turuntie 1187, 21880 Pöytyä

puh. 02 776 4500

poytya.virasto@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava.ahk@evl.fi

Rekisterin nimi

Kirkon yhteinen jäsenrekisteri (Kirjuri). Lisäksi manuaaliset ja sähköiset hautarekisterit sekä ajanvarausohjelma Katrina.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsentietoja ylläpidetään kirkon yhteisessä jäsenrekisterissä (jäljempänä Kirjuri). Kirjurin tietoja käytetään seurakuntien ja seurakuntayhtymien omassa toiminnassa ja hallinnossa sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Seurakunnat ja keskusrekisterit vastaavat Kirjurissa olevien omien jäsentensä henkilötietojen käsittelyä koskevista asioista, rekisteritietojen virheettömyydestä sekä jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.
Kirkkohallitus saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa sekä tilastojen laatimisessa ja kirkon toimintaan liittyvien tutkimusten tekemisessä. Tuomiokapituli saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa. Kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä, tietohallinnosta, tietoturvallisuudesta ja tietojen sähköisestä arkistoinnista. Kirkkohallitus päättää teknisen käyttöyhteyden välityksellä tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta ja muusta kuin kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.
Kirjurin sisältämien jäsenrekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.c artikla ja 9.2.d artikla. Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16 luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Kirjuri sisältää tietoja kirkon nykyisistä ja entisistä jäsenistä (entisen jäsenen tietoja ei päivitetä):
- nimet, nimihistoria (nimenmuutokset)
- syntymäaika/henkilötunnus
- äidinkieli, asiointikieli
- osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, asuinmaa
- asumisen tieto (asuinrakennuksen sijainti)
- syntymämaa/-paikka (jos ulkomailla)
- sähköpostiosoite
- ammatti
- kuolintieto
- hautaustiedot
- kirkkoon liittymis- ja eroamistieto
- jäsenyys- ja muuttohistoria
- kansalaisuus
- perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat
- edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskeva tiedot
- tietojen luovuttamista koskevat kiellot ja rajoitukset
- tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta
- kirkollisia toimituksia (kaste, avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen, hautaan siunaaminen) koskevat tiedot ja tieto toimituksen suorittaneesta papista
- kirkollista luottamustehtävää koskevat kirkkojärjestyksen (1055/1993) 16 luvun 1 §:n 2
momentissa säädetyt tiedot
- tiedot huollettavista/huoltajista (alaikäiset lapset)
Kirkon jäseneen liittyvästä viitehenkilöstä (esim. aviopuoliso, lapsi, vanhempi), joka ei ole
kirkon jäsen, Kirjurissa on suppeat tiedot. Tapahtumasta riippuen voi viitehenkilöllä olla
kuitenkin myös tapahtumakohtainen laajempi tietosisältö (esim. esteiden tutkinnan yhteydessä voi viitehenkilöstä tulla myös tieto siviilisäädystä ja kansalaisuudesta):
- nimi
- syntymäaika / henkilötunnus
- kuolinpäivä
- puoliso / -t (jotka ovat jäseniä) = avioliitto/rekisteröity parisuhde
- esteidentutkinnat jäsenen kanssa
- lapset (jotka ovat jäseniä)
- vanhemmat
- nimenmuutokset
- henkilötunnuksen muutos 

Tietolähteet

Kirjurin sisältämät tiedot ovat peräisin manuaalisista kirkonkirjoista sekä seurakuntien aiem-mista jäsentietorekistereistä. Lisäksi tietoja siirtyy väestötietojärjestelmästä ja seurakuntien omista järjestelmistä. Kirjuriin tallennettavia tietoja saadaan lisäksi asianosaiselta 
itseltään tai hänen huoltajaltaan ja seurakunnan toiminnan yhteydessä (kirkolliset toimitukset).

Tietojen luovutukset

Kirjurin jäsenrekisteritietoja käytetään kirkon omassa toiminnassa ja hallinnossa, ja tämän
toiminnan yhteydessä tietoja ei ole tarkoitettu luovutettavaksi kirkon oman toiminnan ulkopuolelle. Jäsenrekisterin tietoja käytetään myös viralliseen väestötietoja koskevaan tietopalveluun. Tästä viranomaistehtävästä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuk-sen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 48 §:ssä, jonka mukaan
jäsenrekiste-ristä voidaan luovuttaa jäsenestä yksittäisiä tietoja kirjallisesti henkilön oikeuksien ja vel-vollisuuksien toteuttamiseksi. Tietojen luovuttamisessa on noudatettava soveltuvin osin vä-estötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista
annetun lain 4 luvun säännöksiä. Tämän perusteella jäsenrekisterin tietoja luovutetaan
muun muassa pe-runkirjoituksen toimittajille, pankeille, eri viranomaisille, sukututkijoille.
Tietoja ei luovuteta sivullisille, jollei se ole virkatehtävän vuoksi välttämätöntä.
Kirjurin teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu käyttöpalvelu- ja sovellustoimittajalle,
jotka täyttävät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.
Kirjurin sisältämiä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Kirjuriin tallennetut jäsenrekisteritiedot säilytetään pysyvästi (KL 16 luku 12 §).

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:  

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista. 
   
• Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
   
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
   
• Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.
  
  Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
  Tietosuojavaltuutetun toimisto
  PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
  p. 029 56 66700
  tietosuoja@om.fi
  www.tietosuoja.fiLinkki avautuu uudessa välilehdessä